SAC システムアーツ株式会社

販売管理システム


  「売上を増やしたいが、忙しくなりすぎて業務が混乱する」
  「クレームが増えたりするのが怖い」
  と お考えの経営者の方へ


「そんなにお客さんなんて増えないし、今のままで十分」
「売上を増やしたいと思うが、社員がよくやってくれるから必要ない」
「うちは手作業で十分。仕事も難しくない」

会社がこのような状況なら、システムを導入する必要はまったくありません。
システム投資にお金を費やすより、さらなる売上拡大のために、広告や営業マンをどんどん増やすべきでしょう。

しかし、もし、本心で、
「売上を増やしたいが、うまく乗り切る自信がないので、積極的に売りに行けない」
と お考えでしたら、仕事の仕方を見直す必要があります。

システムを導入しても売上は上がりません。
システムを導入する前に、売上が上がる見込みがなくてはなりません。
なぜなら、販売管理システムは、増える注文や売上を整理することが目的であって、
売上を増やすものではないからです。

つまり、販売管理システムは、【取りこぼしを無くす】ことが目的なのです。

販売管理は以下の業務を管理することがポイントとなります。
・注文の管理
・商品の発送
・売上の管理
・請求書の作成

忘れる、モレる、ミスをする。取引先が多くなる、注文が多くなる、社員が増える。
手書き伝票、口頭指示。「言った」「言わない」の連絡ミス。
仕事が増えるとミスの量も多くなります。
商品の取り違い、不着、果ては請求漏れ。

売上が増えることはいいことですが、お金が入金されるまでもしっかり管理しないと、「労多く益少なし」という事態になってしまいます。

販売管理システムは、こうした情報伝達や取引状態を「データ入力」という行為を通じて、仕事のやり方を共通化し、社員の記憶を頼りにした業務の流れから、誰もが画面を見てわかる状態にすることが目的です。

受けた注文は発送する。
発送した注文は売り上げる。
売り上げた注文は請求する。
請求は入金してもらう。
入金がなければ督促する。

こうした当たり前のことができて、はじめて儲かる仕組みが構築できるのです。
それが販売管理システムです。


「仕事を整理するだけで、そんな高い金は出せない」

仕事を整理するとは、社員の教育に他なりません。
つまり、注文が来たらどの帳簿に何を記録するのか、誰にそれを伝えるのか。
商品の発送はどうすればよいのか。伝票の書き方はどうか。請求は何日に締めて、いつまでに請求書を郵送すればよいか。

こうしたことを経営者が教えなくても、すぐにやってくれる社員はいるでしょうか?
あるいは、今、そういうことができる有能な社員が突然辞めてしまったらどうなるでしょうか?

業務を動かす情報は、その社員の頭の中に入っています。
仕事の整理とは、そうした個人が握っている情報をコンピュータという道具の中に記憶させ色々な形で操作を覚えた人が自由に取り出すことができることを言います。

これにより、経営者が指示しなくても
コンピュータの操作により正しい仕事の仕方が身につきます。
これが、仕事を整理することの意味と価値になります。


費用についての考え方です。

システムの導入費用が高いか安いかの判断は、その投資が回収可能かどうかに尽きます。システムを導入することによって、より多くの業務量をこなして、売上・利益を上げる見込みがなければ投資する意味はありません。

高い投資額を請求されるシステムでは経営が苦しくなります。
なるべく低予算で、キャッシュ・フローに影響のない範囲で購入できるシステムを導入するのが賢い選択です。


「安くていいものであれば導入を検討してみるが...」

販売業務にとって重大な損失とは。
・注文ミス
・在庫欠品
・出荷モレ
・納期遅延
・売上計上モレ
・請求モレ
・入金モレ

これらをカバーするのが販売管理システムの重要な役割です。
SAC販売管理はこれらのミスを防止する機能があらかじめ組み込まれています。

SAC システムアーツ株式会社 受注入力画面

得意先からの注文をシステムに登録します。
受注データを元に、出荷・売上処理が行われる度にデータの状態を更新し、注文がどのような状態にあるか誰がみてもわかるようにします。


SAC システムアーツ株式会社 出荷受付画面

受注した注文を出荷する時に登録します。
在庫が欠品して分納になる場合も管理できます。
全納した受注は完了フラグがセットされ、分納の場合は出荷残としてデータが残るので、出荷モレがなくなります。


SAC システムアーツ株式会社 売上入力画面

出荷した受注を選択して売上計上します。
システムが注文の状態変化を管理しているので、未出荷の商品を売り上げたりすることがなくなります。
また、受注残・出荷残を確認することにより、処理忘れの注文がなくなります。


SAC システムアーツ株式会社 在庫問合わせ画面

商品在庫を画面で確認することができます。在庫数はデータの入力の度にシステムで自動計算されます。データの入力がタイムリーに正確に行われれば、精度の高い在庫数を常に把握することができます。


SAC システムアーツ株式会社 受払一覧表

商品ごとの在庫動態を日別に追跡することができます。需要の動向を把握することが可能です。




SAC システムアーツ株式会社 請求書

得意先の締日毎に、前月請求残高・入金額・売上額を集計し、請求書を作成します。


「システムの値段は高いのか安いのかわからない」

システムは経営の加速装置です。
一人の人間ではこなし切れない注文、売上、請求をコンピュータがサポートすることにより、限界を超えるのが狙いです。

社員の能力を補って、ミスを減らし、売上を増大させるシステムが、あなたの会社の支払可能な価格かどうか。
今のキャッシュ・フローの範囲内でまかなえるかどうかが判断基準になります。
つまり、払えない金額であれば【高い】。払えそうな金額であれば【手頃】であると言えます。

しかし、たとえ手頃であっても、使えないシステムでは【無駄】となってしまいます。
ここが、システム導入の一つ目の落とし穴です。
システム会社の巧みなセールストークにまどわされて、価格とカタログだけで購入を決定し、後で「あれができない」「これもできない」となってしまいます。

これを回避するには、今の仕事の中で当たり前になっている「これができないと困る」ことを明らかにしておく必要があります。こうすることで、無駄な投資をさけることができます。


「システムを導入するのは1台ではなく、複数導入したい」

誰もが情報に接することができることで、社員同士でミスの防止ができます。
社員が複数いるのであれば、PCは複数台あった方が効率はよくなります。

しかし、これにはシステム特有の「ライセンス」という販売形態が障害になります。
小規模事業所でシステムを導入する場合、1台だけでは手頃な価格であっても、複数導入する時には高額なシステムになってしまうということはあります。一人だけしか使えないのであれば、効率的とは言えません。

SAC販売は最大4台までの接続を標準でサポートしています。

4台までならライセンス料は無料です。

他社製ソフトは1台だけの価格です。複数PCでのシステム構築は高く設定されています。確かに、複数台使うことにより、システムの利便性が向上するため、価格が高くなることは合理的であると言えます。しかし、小規模事業所でも、今やPC1台でネットワークに接続されていないというところはほとんどありません。
SACではこうしたご要望に応えて最大4台までの同時使用をサポートしています。

とにかく、一人だけしか使えないのは不便です。
最低でも2台の導入を検討すべきです。


「バックアップやシステムの安全面はどうなっているのか?」

多くのシステムでは、本体システムの価格を提示するのみで、付属品はお客様が別途ご購入いただく形が多いようですが、 SAC販売管理システムでは安全対策も全て費用に含まれているので、追加の負担のご心配はありません。

しかも、この価格帯のシステムでは異例のハードディスク2重化を標準で採用しました。
ディスク障害が発生しても、システムを停止することなく業務を続けることができます。
また、バックアップとして外付け大容量ハードディスクも標準装備しています。
データを曜日ごとに世代管理しながらバックアップし、大切なデータ保護に万全の備えをしています。

ディスク2重化(ミラーリング)
SAC システムアーツ株式会社 ハードウェアで物理的に2本あるディスクに同時に同じデータを書き込むことで2重化しています


バックアップ世代管理
SAC システムアーツ株式会社 操作ミスによるデータ消失などもバックアップがあれば復元可能です



「導入期間はどのくらいなのか? 半年? 1年?」

最短で5ヶ月です。
業務適合分析1. 5ヶ月、マスタ作成2ヶ月、操作トレーニング1ヶ月、並行稼働1ヶ月。

しかし、これは結構ハードなスケジュールになります。
特に、仕事をしながらシステム導入の作業もしていただきますので、社員の方への負担は大きいです。

また、このスケジュールはシステムの標準機能のみで、改良しない場合に限られます。

SAC システムアーツ株式会社


導入期間が伸びる要素として4つあります。


(1)改良や機能追加をする企画構想・打合せ・確認期間
    
改良や機能追加をする時は、通常「要件定義」「基本設計」「設計承認」という工程を
経過します。こうした工程をしっかりやらないと、求めていたシステムと違ったものが
出来上がってしまう危険性があります。

システム構築のトラブルでもっとも多いのが、こうした打合せ・確認不足による機能モレや追加請求の係争です。

ここもシステム導入における落とし穴になります。

この落とし穴にはまらないためには、最初の段階で、やりたいこと、求めている結果、かかる費用について十分に吟味しておく必要があります。
特にシステムは実際に動き出すまで本当の性能や品質を確認することは出来ません。

言葉で伝えていたことが、誤解や取り違え、説明不足や理解不足で、違った形に表現されることがあります。

ここにシステム構築の難しさがあります。

この工程での打合せや確認作業をおろそかにしていると落とし穴に落ちてしまいます


(2)開発期間
    
機能追加や改良をシステムに反映させるためには、「詳細設計」「プログラム開発」「テスト」という工程を経過しなくてはなりません。これを開発期間といいます。これらの工程は、主に当社が担当します。

これもシステムに手を加える規模により、期間が変動します。
1ヶ月から6ヶ月くらいが標準ですが、やりたいことが多ければ多いほど、期間が必要になります。


(3)マスタ作成期間
    
システムには様々な情報が必要です。得意先の名称・締日・住所・電話番号、品名・規格・定価、得意先ごとの納入価。これら全ての情報はお客様で作成していただきます。

作成される方が、日常の仕事を兼務されている場合、その仕事の合間をぬって作業していただきます。この作業の進み方がスケジュールに影響します。


(4)お客様の繁忙期
    
マスタ作成や操作訓練など、日常業務の合間をぬって作業する関係上、繁忙期にぶつかると、社員の方の業務量が増大します。これらは日常業務に支障がでない範囲で、仕事量を調整することが大切です。

しかし、どうしても繁忙期にぶつかってしまう場合には、その期間システム導入を中断して、通常業務に専念することになります。

こうした要因を考慮して、システムの導入スケジュールを決定していきます。

システムを素早く導入して軌道に載せるために、最初は機能追加や改良を最小限にして、2次開発、3次開発として分割していく方法もあります。

銀行のオンラインシステムなどはこの考え方で、システム導入の効果を早期に取り入れつつ、安全に、少しずつ機能を盛りこんでいく方法です。


「理屈はわかった。で、一体いくらなのか?」

ソフトウェアの価格は120万円です。
ハードウェア(PC、周辺機器)は別途ご用意いただきます。
ハードウェアの価格は、およそ25万円です。

合計すると、145万円になります。


これは、一括で購入いただくプランですが、
また、初期導入の負担を軽減する、月々お支払のプランもご用意しています。

これにより、初期投資を押さえて、毎月のキャッシュフローの中でゆとりを持って
システムをご導入いただけます。

標準プログラム構成
SAC システムアーツ株式会社



「よしわかった。次に何をすればよいか?」

まずはデモをお申込み下さい。
システムはパンフレットを読んだり、眺めたりしただけではわかりません。

使って動かしてはじめて評価ができます。

また、できれば業務や現場のキーパーソンの方も、ご一緒に見ていただくのがよいでしょう。実際の現場では使えるか、使えないかの判断がその場でできます。

ただ、システムを買ったから使え、では現場の方は決して納得はしません。
生きたお金の使い方をするためにも、現場の方が使いやすいシステム、柔軟性のあるシステムを導入するべきです。

現場の方も、これはいいかな、と思ったところで、経営サイドの縛りや制限やチェック機能を盛り込んでいくことが必要です。そうすることで、暗黙の監視が働き、システムを使用される現場の方々に緊張感が生まれ、統制のとれた業務システムが構築できます。

まずは、自社の業務内容をご相談いただき、システムを実勢にご覧いただくことを強くおすすめします。

                            SAC システムアーツ株式会社
    SAC販売管理システムのデモをお申込み下さい。

              システムはカタログだけではわかりません。
                見て触れてみないと何も始まりません。


          先送りしても解決することはありません!

                         SAC システムアーツ株式会社

(注)掲載している価格には、月額保守料は含まれておりません。
     保守サポートの範囲により価格が異なります。
     保守料につきましては、直接当社へお問い合わせ下さい。
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